实验室采购、设备维修实施细则

竹藤中心  http://ztzx.forestry.gov.cn2013年12月11日来源:竹藤中心
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为规范重点实验室仪器设备、实验耗材、桌椅台柜、办公用品的采购行为,特制定本办法。本规定只适用于使用实验室经费开展的采购行为。
(一)        原 则
1、实验室负责监督和管理实验室采购活动。
2、实验室采购要严格遵守国家的有关政策法规,以及中心的相关管理制度。
3、实验室采购应根据科研实际需要,突出重点、量力而为。
4、实验室采购应坚持勤俭节约、避免浪费。
5、采购的仪器设备必需具备放置条件。
(二)财务审批权限
1、单次采购金额小于2万元,实验室秘书审核后,由实验室主任审批。
2、单次采购金额大于2万元小于50万元,还需中心分管科研和财务的领导审批。
3、单次采购金额大于50万元,由中心主任审批。
 
(三)大型精密仪器采购
1、申请
1)大型精密仪器(单价在5万元以上)的购置经费原则上来自于仪器设备购置财政专项。首先由研究中心提交购置计划,经实验室主任和中心分管领导审核后列入采购计划。对于单价在200万元以上的仪器,由重点实验室组织专家进行必要性论证。
2)确需使用实验室运行经费购买大型精密仪器设备时,应由研究中心向重点实验室提交《实验室大型精密设备购买申请表》,经验室主任和中心分管领导研究批准后方可采购。对于单价在200万元以上的仪器,由重点实验室组织专家进行必要性论证。
3)使用课题经费购置大型精密仪器设备需符合课题合同、项目管理、中心以及实验室的有关规定。
2、确定采购方式
1)相关研究中心指派2名以上科研人员作为仪器购置的责任人,负责仪器设备的选型、询价、招标、合同签订、验收等工作。在采购活动中如更改采购责任人,须向重点实验室书面备案。
2)仪器购置负责人应按国家有关规定确定采购形式:
a单项或批量一次性达到120万元以上的仪器,必须采用公开招标方式。
b)单项或批量一次性达到50-120万的仪器应优先采用公开招标,如招标条件不具备,也可采取竞争性谈判(提供至少3家有效报价)。
c达到招标限额(单价高于120万元)的仪器配件、来源唯一、公开招标失败或废标的仪器设备,购买负责人可以提出变更政府采购方式的申请,提交重点实验室,经专家论证后上报。获得上级批复后方可按照批复的购买方式进行采购。
3)采购进口产品,还需填写《政府采购进口产品申请表》,并于每年度31日前提交重点实验室。重点实验室将于每年3月中旬组织本年度政府采购进口产品专家论证会,并将论证意见上报,得到上级批复后方可开展采购活动。
4)公开招标采购程序
a)实验室负责组织仪器购置的公开招标工作。根据每年的购置项目制定本年度的招标计划。仪器购置负责人需在公开招标前一个月向重点实验室提交招标仪器技术文件。
b)实验室的仪器公开招标工作须委托有资质的招标代理机构进行。招标文件后经实验室主任和中心主管领导批准后,由招标代理机构发布招标公告。
c)开标由招标代理机构主持。邀请中心综合办公室、计财处各一名工作人员作为监察人员参加招标会。并指派1-2名具有高级职称的科研人员作为评标专家参加评标工作。
d)招标结束后,实验室根据评标结果撰写招标总结,经实验室主任和中心主管领导批准后,给招标代理机构发公开招标结果确认函,并由其发放中标通知书。
3、合同签订
1)公开招标采购的合同签订
a)招标结束后,根据中标通知书内容,签订中心—中标方购买合同以及中心—中标方售后服务技术协议。
b)中标仪器是国产设备,只需签订以上两个合同即可。进口仪器还需签订外贸合同。若中标仪器同时含有国产和进口设备,则应该在中心—中标方购买合同中说明清楚,确定货物及相关货款的相关内容。然后分内、外贸按以上格式进行。
c)所有合同中购买金额、设备配置、技术参数和服务内容均应与中标书的条款一致,数量可以高于中标书数量,价格可以低于中标书金额;各合同或协议之间针对同一事由不能矛盾;所有合同均由我方提供标准格式,由仪器厂商填写、我方核实后签字盖章。
2)采用其他采购形式的购买合同分为内贸、外贸两种。
①内贸合同:拟购买的仪器不需要进口的,签订内贸合同。
②外贸合同:拟购买的仪器需要进口的,要签订中心—进出口代理公司委托代理协议和中心—进出口代理公司—仪器生产厂家三方外贸合同。未经重点实验室同意不能私自委托进出口代理公司进行采购。
4、验收
1仪器设备到货后,应及时进行实物外观验收,包括包装、实物表面有无破损、锈蚀、受潮等。如果存在上述问题应立即与仪器卖方联系,并拍照留下证据,及时上报重点实验室。
2)仪器设备由供货方负责安装,开箱、验收时要有供货方技术人员在场,应按合同核对,做到准确无误,并做详细记录。发现问题应及时提出。
3)对购进大型精密仪器要指定验收小组进行验收。验收小组应在2人以上,要坚持按照说明书或合同上的各项技术指标严格进行验收。验收过程中如发现问题应立即报告。
4仪器安装、调试合格后,仪器负责人必须及时填写《验收报告》,连同《合同书》、《进口免税证明文件》及《装箱清单》等资料各一份交给重点实验室存档。验收报告是拨付尾款的必要凭据。
 
(四)小型低值设备采购
1、小型低值设备指价格在80050000元之间的设备、仪表等。
2、小型低值设备的购置经费原则上由各研究中心课题自行承担。
3、确需使用实验室运行经费购买小型低值实验设备时,应由申请者向重点实验室提交《实验室小型低值设备购买申请表》。预算在2万元以下,由实验室主任批准;预算高于2万元需中心分管领导批准。
4、使用课题经费购置小型低值实验设备需符合课题合同、项目管理、中心以及实验室的有关规定。
 
(五)实验室公共耗材、办公用品
1、实验室公共耗材、办公用品由实验室秘书统一采购,预算在2万元以下由实验室主任批准;预算高于2万元需中心分管领导批准。
2、桌椅台柜、办公用品采购应符合中央国家机关政府采购的相关规定。
3、一次性购买金额在5000元以上需签订购置合同。
 
(六)仪器设备维修
1、实验室公共经费购置的仪器设备发生故障需要维修时,仪器负责人应向重点实验室提交《仪器设备维修申请表》。维修费用预算在2万元以下,由实验室主任批准;预算高于2万元需中心分管领导批准。
2、维修金额在5000元以上需签订设备维修合同。
 
(七)大型精密仪器必备耗材
1、采购大型精密仪器必备耗材时,仪器负责人应向重点实验室提交《大型精密仪器必备耗材采购申请表》。采购费用预算在2万元以下,由实验室主任批准;预算高于2万元需中心分管领导批准。
2、采购金额在5000元以上需签订购买合同。